Όνομα χρήστη
Εισάγετε το email σας για να σας σταλούν οδηγίες
Τι είναι Ηλεκτρονική Τιμολόγηση;
Ηλεκτρονική Τιμολόγηση (e-Invoicing) ορίζεταιως η ανταλλαγή ψηφιακών τιμολογίων μεταξύ δύο ή περισσοτέρων οντοτήτων (επιχειρήσεων, δημοσίου, φυσικών προσώπων) που εμπλέκονται σε μια εμπορικήσυναλλαγή. Ο όρος δεν αφορά μόνο την έκδοση και λήψη του ψηφιακού παραστατικού,αλλά και την αυτοματοποίηση του συνόλου των διαδικασιών που το αφορούν, από την αρχειοθέτηση καιανάκτησή του έως τη διαχείριση των διαφωνιών που μπορεί να προκύψουν.
Η έννοια της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης δεν περιορίζεται μόνο στα απαραίτητα συνοδευτικά πώλησης, αλλά αφορά όλα τα εκδιδόμενα απότα συστήματα ERP έγγραφα μεταξύ δύο εμπορικών εταίρων: προσφορές, παραγγελίες, εντολές αγοράς κ.λπ.
Αναγκαιότητα & Οφέλη Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Η αναγκαιότητα της ψηφιακής τιμολόγησης προέκυψε από μια σειράπροβλημάτων που εντοπίζονται τόσο στον ιδιωτικό, όσο και στο δημόσιοτομέα.
Τα προβλήματα αυτά είναι τα εξής:
1) Η διαδικασία έκδοσης παραδοσιακών τιμολογίων είναι χρονοβόρα, αφού απαιτείται χειροκίνητη -πολλέςφορές- εισαγωγή στοιχείων, εκτύπωση και κατόπιν αποστολή των τιμολογίων μεταχυδρομείο ή courier.
2) Εκτός από χρονοβόρα, η διαδικασία είναι και κοστοβόρα. Σε βάθος χρόνου, η εταιρεία έχει σημαντικές χρηματικές απώλειες από απλά αναλώσιμα υλικά όπως χαρτί και μελάνι, μέχρικαύσιμα, ιδιαιτέρως δε χαμένες ανθρωποώρες από διαχείριση διαφωνιών καισυμφωνίες καρτελών.
3) Η χειροκίνητη διαδικασία, από την εισαγωγή των στοιχείων μέχρι την αποστολή των τιμολογίων,οδηγεί αναπόφευκτα σε λάθη. Αυτό με τη σειρά του, οδηγεί σε καθυστερήσεις και μπορεί να φτάσει ακόμα και σε μη αποδοχή του τιμολογίου από τον πελάτη.
4) Οι καθυστερήσεις που προκαλούνται εξαιτίας των ανωτέρω/των αιτιών που αναφέρθηκαν, έχει ως αποτέλεσμα συχνά να αυξάνονται τα έξοδα, όταν υπάρχουν ρήτρες ή χρηματικές ποινές λόγω χρονικών καθυστερήσεων.
Τα οφέλη από την υιοθέτηση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης είναι πολλαπλά.
Εκτός από την άμεση μείωση κόστους (εκτύπωση,αποστολή, αποθήκευση, ανάκτηση), με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση τα λάθη είναι λιγότερα, οι συναλλαγές γίνονται πιο γρήγορα, ο πελάτης/προμηθευτής λαμβάνει στον υπολογιστή του το ηλεκτρονικό αρχείο ταχύτατα, που σημαίνει ότι το τιμολόγιο θα πληρωθεί και πιο γρήγορα.
Επίσης, μια σειρά από άλλα πλεονεκτήματα, λόγω της ψηφιακής φύσης της διαδικασίας, είναι τα εξής: αρχειοθέτηση, αναζήτηση, εξαγωγή στατιστικών στοιχείων, άμεση εικόνα εσόδων/εξόδων, επικοινωνία με το ERP κλπ.
Τέλος, η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση επιλύει μια σειρά από σημαντικά ζητήματα που σχετίζονται με το δημόσιο και τους κρατικούς φορείς.
Μείωση κόστους: Το βασικό πλεονέκτηματης Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης είναι η μείωση του κόστους η οποία μάλιστα γίνεται αντιληπτή από την πρώτη στιγμή. Το κόστος της παραδοσιακής τιμολόγησης περιλαμβάνει το χαρτί εκτύπωσης, το μελάνι, τους εκτυπωτές και φυσικά το κόστος της αποστολής στον πελάτη. Τα παραπάνω κόστη πολλαπλασιάζονται εάν μιλάμε για μια μεγάλη εταιρεία με δεκάδες προμηθευτές/συνεργάτες/πελάτες που αποστέλλει δεκάδες χιλιάδες τιμολόγια το χρόνο. Με μια λύση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, τα παραπάνω κόστη απλά μηδενίζονται. Φυσικά, η εφαρμογή μιας λύσης e-Invoicing έχει κι αυτή το δικό της κόστος, αλλά η απόσβεση πραγματοποιείται πολύ γρήγορα.
Ταχύτατες πληρωμές: Το πιο συνηθισμένο ίσως, πρόβλημα των παραδοσιακών τιμολογίων που αντιμετωπίζουν σε καθημερινή (σχεδόν) βάση οι επιχειρήσεις, είναι οι διάφορες διενέξεις που μπορεί να προκύψουν με τους πελάτες. Δεν είναι λίγες οι φορές όπου το τιμολόγιο χάνεται στην πορεία και είτε δεν παραλαμβάνεται ποτέ, είτε «εξαφανίζεται» μέσα στην εταιρεία. Το αποτέλεσμα είναι η μη εξόφλησή του. Τις περισσότερες φορές,αυτή η διένεξη οδηγεί σε επαναποστολή του τιμολογίου με αποτέλεσμα πρόσθετο κόστος και φυσικά, πάρα πολλές χαμένες ανθρωποώρες. Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση εξαλείφει αυτά τα προβλήματα αφού τα τιμολόγια φτάνουν στιγμιαία στους πελάτεςκαι δεν είναι δυνατόν να «χαθούν».
Ψηφιακή αρχειοθέτηση: Η ψηφιακή αρχειοθέτηση των e-Invoices δίνει τέλος στο χαρτί και κατά συνέπεια, στη φυσική αρχειοθέτηση τιμολογίων. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αποθηκεύονται στο cloud,επιτρέποντας την αναζήτησή τους ανά πάσα στιγμή, τόσο από τον εκδότη, όσο και από τον πελάτη. Ο πελάτης μπορεί να αναζητήσει παραστατικά που τον αφορούν και μάλιστα από οποιοδήποτε σημείο, οποιαδήποτε συσκευή, ανεξάρτητα από τη χρονική στιγμή που έχουν εκδοθεί. Η εξάλειψη του χαρτιού από τη ροή της κίνησης των τιμολογίων μέσα σε μια επιχείρηση, μπορεί να συμβάλει δραστικά στη βελτίωση του περιβαλλοντικού της αποτυπώματος.
Πηγή άρθρου: Softone.gr